Atualmente, a terceirização é uma prática comum em empresas dos mais variados segmentos. Serviços como limpeza, portaria, segurança, logística e recepção são alguns trabalhos terceirizados mais comuns, afinal, são serviços indispensáveis para o funcionamento de indústrias, shoppings, hospitais, condomínios, supermercados e todo tipo de estabelecimento – contudo, não é a atividade-fim da empresa em questão.

A contratação de serviços terceirizados permite que a empresa contratante volte seus esforços exclusivamente para sua atividade-fim, enquanto a seleção, o treinamento e a supervisão desses serviços ficam por conta da empresa contratada.

A terceirização está crescendo significativamente no Brasil. Segundo o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA), só no estado de São Paulo o número de colaboradores terceirizados cresceu de 110 mil para 700 mil entre 1995 e 2010. Veja este Infográfico sobre a Terceirização de Mão de Obra no Brasil.

Já de acordo com as pesquisas do Sebrae, até a década de 80 a maioria das empresas possuía equipes de limpeza próprias, na maioria das vezes sem treinamento adequado e sem o uso dos devidos equipamentos de segurança. O crescimento de empresas nesse setor vem mudando drasticamente esse cenário;afinal, as prestadoras de serviço oferecem equipes já treinadas e equipadas para atuar nas empresas dos clientes, realizando trabalhos especializados.

Uma boa solução de terceirização envolve economia de tempo e outros recursos, profissionais bem preparados, atenção às necessidades do cliente e todos os cuidados para que os colaboradores desempenhem suas funções com segurança, agilidade e eficiência. Por isso, cada dia mais empresas de grande porte optam pela terceirização para a gestão de facilities.

Veja, a seguir, alguns fatores que devem ser levados em conta na hora de contratar serviços terceirizados.

1 – Análise das necessidades

O primeiro passo que a prestadora de serviços precisa dar para oferecer um trabalho de qualidade é analisar quais são as necessidades da empresa contratante, pois apenas após uma avaliação prévia ela poderá determinar quais são os tipos de serviço e a quantidade apropriada de colaboradores para atender à demanda de seus clientes.

A terceirização pode oferecer multisserviços especializados, como limpeza pós-obra, limpeza e manutenção de áreas com grande circulação, higienização de cozinhas industriais e muito mais. Conhecendo o perfil da empresa cliente, a terceirizada poderá oferecer sugestões de escalas, organizar horários e determinar o tamanho da equipe para garantir um serviço de qualidade.

Desconfie de empresas terceirizadas que oferecem orçamentos sem ao menos conhecer o espaço em que os trabalhos serão realizados. O ideal é agendar uma visita dos representantes da prestadora de serviços, para que eles conheçam a empresa e vocês possam negociar a melhor opção.

2 – Seleções de pessoal

Esqueça toda a burocracia para anunciar vagas, fazer entrevistas e contratar funcionários para exercer serviços paralelos à atividade-fim da sua empresa ou realizar a limpeza e manutenção do seu condomínio. A seleção de pessoal é a principal responsabilidade das empresas terceirizadas, afinal, é essencial para a oferta desse tipo de serviço.

Um processo de seleção envolve diversos custos, como materiais e recursos empregados em dinâmicas e até mesmo horas adicionais de trabalho, já que os funcionários do RH precisarão deixar algumas de suas tarefas diárias de lado para cuidar do processo seletivo. Sem contar os prazos necessários para a realização de todas as etapas do processo até encontrar as pessoas mais adequadas para as vagas – e tempo é dinheiro.

Nas empresas terceirizadas, é realizada a seleção de pessoas com o perfil mais apropriado para o serviço. Esses funcionários são devidamente treinados para realizar suas funções, e a terceirizada é a responsável por pagar os salários, encargos e benefícios. Dessa maneira, a contratante recebe equipes devidamente preparadas para a realização do serviço, sem nenhum custo com seleção de pessoal.

3 – Qualificação e treinamento

Outro custo pertinente em relação à contratação de novos colaboradores é o treinamento que os funcionários precisam receber ao ingressar na empresa. Trabalhos como limpeza, manutenção e segurança, principalmente, exigem que o colaborador saiba utilizar materiais e ferramentas necessários para a execução do trabalho. Também é importante que o funcionário seja alertado sobre os cuidados que precisam ser observados ao realizar suas tarefas, caso contrário pode colocar em risco a sua segurança e a de outras pessoas presentes no local.

Ao contratar uma empresa terceirizada, é possível contar com uma equipe que já recebeu todo o treinamento e suporte necessário para a realização do serviço, além de muitas vezes contar com funcionários que já possuem experiência nas tarefas que realizam. Esses fatores, além de tornarem os resultados do trabalho mais satisfatórios, contribuem para a segurança.

A prestadora de serviços tem a responsabilidade de manter os funcionários preparados e capacitados para atender às necessidades dos clientes e desempenhar suas funções de maneira eficiente, satisfatória e segura. Isso significa treinamento e qualificação dos colaboradores recém-contratados e também a reciclagem de conhecimento, como palestras, cursos e workshops realizados periodicamente para que todos se mantenham atualizados.

4 – EPIs necessários

O uso de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) também é um tópico importante na contratação de serviços terceirizados. A legislação trabalhista prevê o uso obrigatório dos equipamentos de segurança para o desempenho de determinadas funções para proteger os funcionários de possíveis riscos à sua saúde e integridade física. A lei exige que os EPIs sejam fornecidos gratuitamente e estejam sempre em estado de conservação e funcionamento ideais.

Um gerente hospitalar precisa observar se sua equipe de limpeza está utilizando luvas, botas e vestimentas apropriadas para realizar a higienização do espaço sem riscos de contaminação, por exemplo. Assim como o síndico de um prédio não pode permitir que a equipe de manutenção deixe de utilizar todos os equipamentos de segurança exigidos durante a limpeza externas de vidros e janelas.

No caso da terceirização de serviços, é a empresa terceirizada que deve garantir os EPIs dos colaboradores e orientá-los quanto ao seu uso correto. Também é dever da terceirizada fiscalizar se os funcionários estão de fato utilizando os EPIs em suas tarefas cotidianas.

Contudo, a contratante deve ficar atenta ao uso dos equipamentos de segurança, afim de evitar qualquer irregularidade que possa colocar em risco os funcionários terceirizados.Em caso de acidentes e ações trabalhistas, a contratante também poderá ser levada ao tribunal.

5 – Seguro de acidentes de trabalho

Além dos EPIs, a terceirização de soluções também deve envolver um seguro de acidentes de trabalho, afinal, as responsabilidades trabalhistas muitas vezes são compartilhadas entre a empresa contratada e a contratante. Isso significa que quaisquer acidentes ou danos sofridos pelos funcionários da equipe terceirizada durante o desempenho de suas funções podem ter consequências para a empresa contratante. Um bom seguro pode evitar que a sua empresa responda por acidentes de trabalho envolvendo as equipes da prestadora de serviços.

Outro assunto importante a ser observado são os direitos trabalhistas. Antes de contratar uma empresa terceirizada, verifique se elas cumprem com todas as suas obrigações e encargos. Uma ação trabalhista movida contra a terceirizada também pode levar a sua empresa ao tribunal. Sempre verifique se a contratada respeita a lei e se preocupa com a segurança e o bem-estar de seus colaboradores, evitando problemas futuros.

Para garantir a idoneidade da empresa, é importante que a contratante ou os seus representantes jurídicos confiram alguns documentos, como certidões negativas de débitos municipais, estaduais e federais, documentação societária atualizada, certidão negativa de reclamações emitidas pelo Procon e certidões negativas expedidas pelo INSS.

- O que mais merece sua atenção?

Ao contratar uma empresa para prestação de serviços, exija total transparência. Acompanhe e fiscalize o trabalho realizado, solicite a apresentação de balanços, notas fiscais ou qualquer outro tipo de documento que comprove o que está previsto em contrato. Cópias de guias de recolhimento do INSS e FGTS também devem ser solicitadas e verifique qualquer tipo de irregularidade, pois sua empresa pode ser considerada corresponsável. Confira, a seguir, outras questões pertinentes referentes à terceirização.

- Decisão financeira e estratégica.

Optar pela terceirização de serviços é uma decisão que afetará as finanças da empresa: haverá uma redução de custos, pois contratar uma terceirizada é mais econômico do que contratar uma equipe interna, por todos os fatores já mencionados anteriormente. Esse já é um bom motivo para escolher a terceirização, principalmente nas empresas as quais reduzir custos e aumentar os lucros são os principais objetivos da gestão.

Entretanto, a terceirização não deve ser apenas uma decisão financeira, mas também uma estratégica. Contratar serviços de limpeza, segurança e manutenção acaba contribuindo para a otimização de tempo, pois não será necessário realizar um processo seletivo, entrevistar candidatos ou lidar com detalhes da contratação individual de cada um deles.

Além disso, muitas empresas terceirizadas já possuem experiência no mercado, o que torna o trabalho de suas equipes bastante ágil e eficiente, sempre sob a supervisão de um representante da prestadora de serviços. Portanto, a solução de terceirização não envolve apenas a redução de custos, mas também a otimização das tarefas a serem desempenhadas.

- Cuidado com preços abaixo do mercado.

Embora a terceirização seja uma opção econômica para as empresas, sempre desconfie de preços muito abaixo dos praticados no mercado. Afinal, manter um quadro de funcionários bem treinados, com equipamentos de segurança e materiais de trabalho de qualidade são alguns custos que uma boa prestadora de serviço precisa cobrir.

Empresas que cobram muito pouco podem oferecer serviços de baixa qualidade, negligenciar o treinamento de suas equipes, pagar salários abaixo do piso ou até mesmo descumprir com suas ações trabalhistas. Nesses casos, além de um trabalho que não atenda às expectativas da contratante, corre-se o risco de responder legalmente por essas irregularidades.

Boas prestadoras de serviço, além de cumprirem com a lei, incentivam seus funcionários a executar um bom trabalho. O mais recomendado é conferir como funciona a estrutura interna da empresa contratada, o suporte profissional que ela oferece a seus colaboradores e o conhecimento técnico da organização em relação ao trabalho desenvolvido.

- Taxa de rotatividade.

A contratante deve evitar empresas terceirizadas que apresentam uma alta taxa de rotatividade, pois as equipes estão sempre mudando. O fato da empresa não conseguir manter seu quadro de funcionários pode indicar uma gestão ruim ou até mesmo um sinal de que ela não honra seus compromissos com os colaboradores, não efetuando os pagamentos dentro do prazo, deixando de pagar encargos ou não oferecendo uma remuneração justa.

Tudo isso pode gerar transtornos para a contratante. Além disso, ter sempre funcionários desconhecidos no estabelecimento pode colocar em risco a segurança da empresa. O ideal é consultar outros clientes da terceirizada para saber se eles enfrentaram qualquer problema desse tipo.

Boas empresas, que cumprem devidamente suas obrigações trabalhistas e garantem o profissionalismo de suas equipes, terão uma baixa rotatividade de pessoal, pois se preocupam em oferecer estabilidade e resultados positivos para fidelizar seus clientes.