O ritmo acelerado de nossa rotina pode fazer com que não consigamos administrar bem o nosso tempo. De forma que terminar um dia com a sensação de que poderíamos ter feito mais é uma realidade comum para diversas pessoas.

Para otimizar nossa produtividade, o primeiro passo é aceitar que não somos máquinas feitas para realizar tarefas. Precisamos reservar momentos para cuidar de nós mesmos, praticando atividades que nos tragam felicidade.

A partir do momento que o nosso bem estar se torna uma necessidade a ser respeitada, reorganizar as obrigações e utilizar o tempo de forma mais consciente torna-se mais fácil.

Como desperdiçamos nosso tempo
"O 'retrabalho' é um dos fatores mais nocivos para a nossa produtividade. O termo significa repetir tarefas que não irão trazer resultados", explica a publicitária Kelley Lara, especialista em organização. Trata-se de uma falta de objetividade e estratégia que podemos adquirir em determinados momentos de nossa rotina.

Ler um e-mail várias vezes sem responder, ou não organizar seus pertences em casa podem ser elementos que reduzem o rendimento de seu dia a dia. "O tempo que perdemos ao procurarmos objetos que não sabemos a localização exata, por exemplo, poderia ser evitado com uma estratégia de ordenação dos itens", afirma Kelley.

A navegação sem propósito na internet, e até mesmo a falta de questionamentos em momentos que temos a oportunidade de tirar dúvidas também reduzem a nossa produtividade, pois precisaremos solucionar nossas perguntas em algum momento.

A psicóloga Lia Clerot traz outro exemplo prático: "Imagine que você está indo para o trabalho e não consegue encontrar as chaves do carro. Com isso, você perde tempo procurando, fica irritado e ainda sai de casa com alterações de humor". Para a especialista, um evento trivial pode levar a perda de compromissos ou atrasos.

De forma geral, a falta de planejamento das ações, a desorganização do espaço físico e a falta de padronização de processos são fatores cruciais para um baixo rendimento diário.

Saiba mais: Boa administração de tempo depende de organização da rotina
Falta de organização pode indicar patologia?
Segundo Lia Clerot, o espaço exterior pode ser um reflexo de nossas mentes. Portanto, quando consideramos que estar em um ambiente bagunçado é normal e não nos incomodamos com a desordem e o caos, é sinal de que algo pode estar errado.

Entretanto, a desordem em momentos isolados não é um indicativo de patologia. Para a especialista, é comum que nossos lares estejam bagunçados de vez em quando. O problema existe quando esta realidade torna-se frequente em nossas rotinas e nós não notamos.

"O malefício está sempre no excesso e na habitualidade que isto ocorre, pois o contrário, ou seja, a obsessão pela ordem, também não é saudável", reitera Lia.

O papel de fatores internos e externos na administração do tempo
Existem dias em que não somos capazes de alcançar todo o potencial que desejávamos. O estresse, a falta de concentração e eventos angustiantes em nossas vidas nos tiram de nossos eixos, e é necessário ter consciência que, diante dessas circunstâncias, é recomendável que apenas nos respeitemos.

Entretanto, alguns fatores externos podem ceifar nossas energias, como a falta de infraestrutura em ambiente profissional e a burocracia exacerbada. "A ausência de autonomia também desacelera nossos processos, o que acaba fazendo com que o dia renda menos", diz a publicitária.

Otimizando nosso tempo
Para que você possa aproveitar as horas de seu dia de maneira produtiva, Kelley Lara e Lia Clerot dão algumas dicas para otimizar sua rotina. Veja a seguir:

1. Respeite o seu estilo de trabalho
Todos nós temos um horário no dia em que fazemos nosso melhor trabalho, alcançando o pico de nossa produtividade e criatividade. Para identificar o seu horário de pico, atente-se ao seu relógio biológico. Todos nós temos um funcionamento aperfeiçoado de acordo com o período do dia.

Caso você seja uma pessoa matinal, não inicie o dia com tarefas simples, como checar e-mails. Vá para os afazeres mais importantes antes, pois sua energia estará potencializada. Logo em seguida, realize atividades que não requeiram o mesmo nível de concentração.

Se possível, é importante não cumprir tarefas que não lhe agradem em momentos de cansaço, pois as chances de você não as completar são grandes. Esta estratégia também pode ser adotada por indivíduos diurnos e noturnos.

2. Reserve um tempo para si
Ao iniciar uma tarefa, é importante que você não seja interrompido. Portanto, não se sinta culpado em isolar-se do meio externo para realizar seus afazeres.

Para conseguir atingir a concentração sozinho, é preciso força de vontade, e nem sempre isto pode funcionar nas primeiras vezes. Por isso, busque cultivar a paciência e o respeito com os próprios limites.

É importante que você exerça suas funções em locais calmos ao precisar tomar decisões complexas, como planejar tarefas à longo prazo ou realizar projetos com alto grau de dificuldade.

O tempo reservado não precisa ser em seu escritório. Algumas pessoas são mais produtivas e criativas em lugares como a sala de conferências, um banco de praça ou um café. Você precisa descobrir o que funciona para você. Quando não somos interrompidos, podemos poupar horas de trabalho.

3. Descanse
Evite sacrificar sua saúde em prol do trabalho. Não almoçar, cancelar férias e não dormir de forma correta à noite são apenas algumas das atitudes que podem prejudicar sua produtividade e bem estar.

4. Equilibre as áreas de sua vida
Passamos a maior parte de nosso tempo em ambiente profissional. Isto acontece devido às longas jornadas de trabalho e ao imediatismo que vivemos atualmente.

Caso tivéssemos todo o tempo para focarmos em nossas famílias e nas coisas que amamos, provavelmente sentiríamos falta dos desafios e conquistas que a vida profissional proporciona.

Sendo assim, a atenção às coisas que nos tornam felizes deve ser muito mais qualitativa do que quantitativa, visto que passamos a maior parte de nosso tempo em ambiente de trabalho. Caso você esteja entre pessoas queridas, tente desligar-se das tecnologias, concentrando-se no contexto social.

O tempo que temos para nossa vida pessoal é importante, entretanto, o foco deve estar em como o utilizamos, para assim, nos sentirmos realizados com nós mesmos.

5. Faça exercícios para potencializar a concentração
Lia sugere adotar práticas que aumentam gradativamente o nosso foco. Isto significa prestar atenção nos processos e sair do "piloto automático". A técnica pode ser adotada em tarefas simples, como ao arrumar a cama.

"Observe o movimento dos cobertores ao serem dobrados, estire o lençol com calma, passe a mão sobre ele. Fazendo isto nas pequenas atividades, o cérebro passará a ficar mais alerta para questões mais importantes", explica a especialista.

A psicóloga também reitera a importância de "aquecer o cérebro" com jogos mentais ou debates profundos, para que você possa estimular o raciocínio lógico.