Para quem não conhece, a técnica Pomodoro foi desenvolvida em 1980 por Francesco Cirillo e consiste em gerenciar melhor o seu tempo para garantir maior produtividade. O nome Pomodoro é derivado da palavra tomate em italiano, mas nada tem a ver com a fruta. A técnica foi batizada dessa maneira porque Cirillo utilizou um daqueles cronômetros em forma de tomate, usados em cozinhas, para contar o tempo que realizava determinada atividade.

A técnica Pomodoro consiste em você reservar 25 minutos para realizar uma tarefa, se concentrando única e exclusivamente nela. Depois disso, faça uma pausa de 5 minutos. Faça quatro rodadas nesse esquema de 25 minutos, intercalados com 5 minutos de intervalo. Após a quarta vez, a pausa deve ser mais longa, em torno de 15 a 30 minutos. Depois, pode começar novamente o ciclo, sempre respeitando fielmente os horários.

Cirillo recomenda que nos intervalos, o ideal é esticar as pernas, beber um copo d’água e conversar sobre amenidades. “Simplesmente fazer coisas que não estejam relacionadas ao trabalho em questão e que não exijam um esforço mental grande”, afirma. Segundo o italiano, esse tipo de atividade possibilita que o cérebro reorganize as informações e esteja mais focado para a próxima sessão Pomodoro.

Exercer essa rotina sozinho pode ser difícil, mas em grupo é mais ainda. Por isso, Cirillo resolveu expandir a sua técnica para trabalhos que exigem mais de uma pessoa. Em seu livro The Pomodoro Technique, o italiano escreveu capítulos dedicados exclusivamente às atividades coletivas.

“Na era digital, estamos cada vez mais sujeitos a interrupções, mais mudanças e incertezas. Saber exatamente quais são os seus objetivos, ainda que eles sejam simples, pode ser uma tarefa difícil se o grupo não souber administrar o seu próprio tempo”, afirmou Cirillo ao portal The Leaders. “A técnica Pomodoro permite que os times possam ser eficientes em tais circunstâncias”.

Cirillo acredita que para se tornar um profissional focado e assertivo em suas tarefas em grupo, é preciso basicamente seguir 4 regras principais.

1. Anote todas as suas atividades do dia, de acordo com suas respectivas prioridades.

2. Cada membro da equipe deve escolher as tarefas que deseja realizar seja individualmente ou em grupo. Na técnica Pomodoro, as pessoas que trabalham em pequenos times são chamados de micro time.

3. Cada micro time deve anotar as tarefas que pretendem realizar, e então aplicam a técnica Pomodoro para trabalhar nessas atividades sem interrupções. É importante que os horários, bem como os intervalos sejam respeitados à risca.

4. No final do dia, os membros da equipe se unem novamente para uma única sessão Pomodoro (25 minutos) a fim de discutirem o que foi feito por cada um. Dessa forma, será possível revisar o que já foi feito e estabelecer novas metas.

“As reuniões tornam-se chatas e tediosas, porque são longas e exaustivas. Depois de horas de trabalho, você nem sempre chega ao ponto de tomar decisões”, afirma Cirillo. Para ele, o segredo de uma reunião eficiente está calcado em três atividades distintas: adquirir informações, formar opiniões e tomar uma decisão. O problema é que elas estão sendo divididas de forma incorreta. “A reunião é o momento de compartilhar opiniões e fazer decisões e não a hora de adquirir informações e formar opiniões”.