Espaços privados compartilhados acabam ficando vulneráveis devido a ausência ou a total inadequação de procedimentos de segurança e controle de acesso de portaria. Uma das preocupações mais relevantes das empresas e condomínios nos dias de hoje é a segurança patrimonial. Conheça também o perfil ideal do porteiro controlador de acesso.

Infelizmente ferramentas como a tecnologia não são usadas apenas para o bem, quadrilhas de criminosos especializadas tiram proveito da vulnerabilidade desses procedimentos falhos para invadir condomínios e empresas.

E embora este seja o de maior gravidade, é só mais um dos problemas que você pode ter.

Empresas tem investido cada vez mais em tecnologia na segurança de seus patrimônios, porém, uma proteção efetiva não depende apenas da tecnologia empregada, mas também da cooperação de funcionários e demais usuários na correta utilização do recurso.

Pensando em promover uma conscientização maior deste tema, preparamos um material sobre os 4 sérios problemas que você pode ter com um controle de acesso de portaria.

O que é um controle de acesso de portaria?

Antes de falarmos sobre alguns problemas em controles de acesso é importante deixar um breve conceito.

O controle de acesso de portaria consiste no gerenciamento da movimentação de entrada e saída de pessoas, são procedimentos de permissão ou impedimento de acesso a áreas restritas como condomínios, empresas, escolas etc.

É necessário entender esse conceito para ter consciência de como é importante minimizar ou eliminar riscos para o seu patrimônio.

O controle de acesso de pessoas tem requisitos e precisa seguir normas e procedimentos rígidos para funcionar com qualidade e segurança, aqui cabe bem a expressão: “Fazer cumprir”, e neste contexto estão:

Controle de acesso de visitantes;
Controle de acesso de fornecedores e prestadores de serviço;
Controle de acesso de pessoas na empresa: diretores e outros funcionários;
Controle de acesso condominial: moradores e funcionários;
Controle de acesso para eventos e festas em empresas ou condomínios.

Agora vamos ver a parte prática: que problemas podem ocorrer?

Quais são os principais problemas com controle de acesso de portaria?

É preciso esclarecer que um controle de acesso de portaria falho poderá resultar em prejuízos financeiros, sensação de medo e fragilidade nos usuários locais e, na pior das hipóteses, a violência de fato.

Vamos aos maiores desafios do controle de acesso.

1. Entradas de pessoas sem identificação

Este é um dos problemas mais comuns relacionados à controle de acesso de portaria.

O principal acesso de uma empresa, condomínio, escola ou outro tipo de empreendimento é a portaria.

É indispensável a identificação prévia de todos os usuários, principalmente os visitantes. E não pode haver exceções nisso.

De forma básica, informações como nome, número de documento, horários de entrada e saída, foto, e quem receberá a visita são fundamentais para o controle de acesso de portaria.

E ainda, de forma mais avançada, é possível restringir a entrada do visitante a exclusivamente o seu lugar de destino, sem acesso às demais dependências.

Existem algumas formas de restringir o acesso como a biometria, catracas, cancelas e portas automáticas, e estes são procedimentos que demandam atenção.

Em caso de não existir um sistema automatizado, isso pode ser feito através de planilhas de controle. Mesmo sendo um procedimento manual, pode ser eficiente se seguido com atenção.

2. Problemas com procedimentos

Procedimentos sem padrão, complicados, contraditórios e sem formalização levam a ações ineficazes e até mesmo ao descumprimento. E pronto, o pior aconteceu: o problema já está formado e cheio de consequências ruins.

O cumprimento de procedimentos pode ser um assunto complexo por se tratar de uma questão cultural e de comportamento. Mas é preciso ter em mente que para um controle de acesso de portaria ser eficiente é necessária a adoção de regras passíveis de punição em caso de desrespeito.

É fundamental conscientizar funcionários e condôminos dessa importância.

Entenda que sistemas deficientes abrem espaço para falhas e esse é um risco que não se deve correr na segurança de um controle de acesso de pessoas.

Muito importante é avaliar todos os pontos de sensibilidade, invista em melhoria, treinamento, reciclagens e regularização. Formalize em regimento interno e comunique de forma clara e objetiva.

É natural ter dúvidas na implantação de um novo processo, mas lembre-se que afrouxar regras pode levar grandes riscos a segurança do ambiente.

Uma empresa especializada poderá ajudar com procedimentos eficazes para o controle de acesso de portaria. Mas verifique com atenção antes de fechar uma contratação.

Dentro do Grupo Iron temos pessoas com grande expertise para fazer uma análise integral de riscos de forma extremamente profissional e eficaz. Sem conhecimento, experiência, dedicação, PRESENÇA e tecnologia não é possível atingir níveis de excelência em qualidade e resultados.

3. Falta de qualidade na prestação do serviço

A terceirização do serviço de controle de portaria pode ser uma boa alternativa para sanar problemas com operacionalização e procedimentos, porém, é preciso ter atenção ao escolher uma empresa.

Como em qualquer segmento, a segurança patrimonial e a operacionalização do controle de acesso não estão livres de empresas com serviços de baixa qualidade que atraem clientes com um preço abaixo da média praticada, e o impacto disso pode ser danoso.

Assim, uma contratação ruim pode causar inconvenientes como a disponibilização de funcionários despreparados na utilização de equipamentos e para lidar com situações das mais rotineiras até as de grande impacto e risco.

O efeito disso pode ser desde situações constrangedoras envolvendo funcionários e condôminos, até a insegurança total por falhas do patrimônio e proteção à vidas.

A falta de assiduidade e troca constante de efetivo terceirizado em clientes é uma das principais reclamações, e acredite, essa frequência chega a impressionar.

E ainda, a negligência e falta de idoneidade fiscal e previdenciária da contratada, que além de gerar um serviço ruim, ainda coloca em risco a contratante de responder solidariamente em questões tributárias e trabalhistas.

Terceirização é um ponto muito sensível que pode nos levar ao melhor ou ao pior dos mundos e a responsabilidade sempre recai em cima da pessoa que contratou a empresa terceirizada.

A falta de comprometimento de uma empresa na prestação de serviço pode trazer muitos danos para o cliente.

Sendo assim, um controle de acesso de portaria precisa ser eficiente e garantir a segurança de seus usuários, para isso é preciso contar com parceiros que tenham como objetivo a excelência e a satisfação.

4. Problemas com recrutamento e qualificação

Os problemas mais comuns no recrutamento de funcionários para atividades como o controle de acesso de portaria estão ligados à falta de conhecimento e ferramentas funcionais.

Um processo de recrutamento eficiente deve considerar o perfil ideal do controlador de acesso.

É indispensável a aplicação de testes de aptidão, psicotécnicos e de controle emocional e inteligência para avaliar quesitos comportamentais do profissional. Qualquer tipo de anomalia pode comprometer a atividade.

A contratação de um profissional inapto pode resultar em problemas na operação e no cumprimento de normas e procedimentos, além de insegurança.

Da mesma forma, é fundamental que o porteiro controlador seja qualificado para a função com treinamentos adequados e constantes.

Isso porque, cada vez mais surgem novas formas de infringir acessos restritos e a segurança, e os profissionais precisam estar atentos e capacitados para evitar isso.

Além disso, vale lembrar que negligenciar com a falta de supervisão eficaz constante e apoio ao controlador de acesso é prejudicial a operacionalização, de modo a sofrer com ineficiências, imprudências, alta rotatividade e outros problemas.

O perfil ideal do porteiro controlador de acesso

A postura correta de um porteiro controlador de acesso é um dos pontos para o excelente funcionamento da atividade.

Um bom profissional precisa ser ético, discreto, educado e com boa apresentação pessoal. Ter um ótimo nível de atenção ao trabalho e ao espaço em volta, prestar um bom atendimento com rapidez e eficiência.

Características como pontualidade, comprometimento e experiencia no controle de acesso de portaria também são indispensáveis.

Investir em treinamento e capacitação, e acompanhar de perto as atividades é a garantia de segurança e satisfação dos usuários.

Abordamos aqui 4 sérios problemas no controle de acesso de portaria e que podem estar bem perto do seu negócio, muitas vezes pode valer a pena terceirizar esses serviços ou rever suas opções no mercado para outros fornecedores com maior qualidade.